煤礦企業檔案管理思考研究

我國主要能源源于煤炭。隨著我國經濟的快速發展，煤礦企業為國民經濟發展作出了巨大貢獻。新形勢下，煤礦企業發展面臨新的問題，為企業經營管理提出了更高的要求。煤礦檔案是在煤礦企業對生產管理過程活動的記錄，通過對煤礦企業檔案管理工作進行分析，可使煤炭行業管理人員更加深入了解企業的概況，為企業高層領導科學決策提供有效的參考依據。隨著時代的快速發展，煤礦企業傳統的檔案模式已不能滿足企業的發展需要，要求檔案管理人員與時俱進，不斷努力學習新的管理方法，提升檔案管理工作水平，保證煤礦企業安全生產，促進企業健康持續發展。
　　一、煤礦企業檔案管理的重要性
　　企業檔案是在企業各項活動中產生的，不同類型的企業，其活動性質不同，現代企業活動包括管理、技術開發、生產銷售等。管理指企業各層管理者面向市場與內部生產進行的組織、計劃控制等活動，企業管理、生產銷售活動離不開檔案的記錄使用。企業檔案在各項活動中得以不斷補充。企業檔案因內容不同分為管理類、科技類、會計銷售類與人事類檔案。企業檔案管理特征指企業檔案的職能性，效用的執行性。企業檔案工作是遵循企業活動的客觀規律，充分發揮企業檔案在企業決策管理中的作用。
　　改革開放使中國步入全球化經濟發展軌道，近年來，煤礦企業不斷發展與世界經濟接軌。中國五百強企業整體規模持續擴大，企業投資穩步發展，社會貢獻日益增強，轉型升級明顯加快等。國際上對企業檔案的標準十分嚴格，我國煤礦企業與國際企業合作中要充分借鑒國外企業檔案標準，完善自身檔案管理工作。檔案管理是為煤礦企業提供競爭力的基礎性保障，齊全的檔案是企業在國際合作中的必要條件，檔案管理有利于維護企業的合法權益。加強煤礦企業的檔案管理工作具有重要的戰略意義。
　　煤礦檔案是煤礦企業對生產經營管理全過程的詳細系統全面的記錄信息，是記錄煤礦企業發展歷程的重要載體。煤礦企業檔案以企業所有檔案為參照對象，結合企業自身特點進行分類。根據企業的不同載體可分為黨群類、行政類、經營管理類、生產技術類、基本建設類等。煤礦檔案匯集了企業相關研究的成果，是煤礦企業發展中的重要文化財富。企業必須重視對檔案的管理工作，不斷完善檔案管理，以提升企業生產管理效率。
　　二、煤礦企業檔案管理的現狀
　　目前很多煤礦企業領導者對檔案管理的重視不足，企業領導重視檔案管理是做好檔案工作的關鍵。要將檔案管理工作納入企業戰略發展的目標規劃中，才能有效強化檔案管理的成效。只有企業領導者切實看到檔案為企業帶來的效益，才會轉變對檔案管理的認識。
　　經費投入不足是煤炭企業管理者對檔案管理工作不重視的重要體現，管理的投入與收益比率是企業管理者必須考慮的問題。檔案管理工作帶來的效益具有隱蔽性的特點。很多煤炭企業開展檔案管理缺乏足夠的資金保障，企業通常將大多資金用于生產經營活動，忽視了檔案為企業帶來的長遠利益。企業經營者目光局限于短期經濟效益，不能以正確的態度看待檔案管理工作。導致企業發展規模局限化。
　　企業檔案貫穿企業日常經營管理活動全過程，檔案信息收集是企業利用檔案的首要環節。煤炭企業在檔案信息收集工作中不到位的現象嚴重。企業缺乏對各類文件材料的收集歸檔制度，對整理檔案的具體要求無明確的標準。
　　企業從事生產交易會生成文檔，未對檔案實行統一規范管理的企業普遍缺乏統一的標準，檔案作用難以有效發揮。分散無序的檔案狀態影響了檔案工作的順利開展。混亂的管理方式限制了企業的發展規模，企業的不斷發展需進一步的數據資源管理，如企業領導管理者對檔案資源重視不足，缺少檔案工作各環節的科學規范指導與有力的內部監督，會造成企業檔案資源失效。企業檔案如由個人或相關部門分散保管，當部門主要負責人離職會導致企業管理斷層，加重企業的成本負擔，嚴重影響企業的生存發展。缺乏科學有序的管理方式，會導致企業領導者處于被動狀況，為不法分子占有企業核心檔案信息提供條件。
　　煤礦企業追求以最少的投入換取最大的利益，一些企業檔案管理人員身兼數職，業務繁雜，導致工作顧此失彼。部分檔案管理人員缺乏一定的專業管理知識，面對日益復雜的檔案資料，力不從心。一些單位的兼職檔案管理人員未曾參加過相關專業技能培訓，在檔案管理材料收集工作中缺乏專業技能，嚴重影響了檔案工作質量。企業人員流動量大，人力資源有限，導致檔案積壓的現象比較普遍。
　　三、加強煤礦企業檔案管理的建議
　　隨著我國市場經濟體制的完善，煤礦企業已成為我國經濟發展不可或缺的重要力量。近年來，煤礦企業檔案工作有了很大的進步，但仍有很多的企業檔案工作仍處于初級階段。企業整體缺乏檔案意識。阻礙了企業的健康快速發展。因此，明確針對煤礦企業檔案工作在管理體制等方面的制度及相關工作非常迫切。
　　現有法律中未全面覆蓋企業經營中面臨的具體問題。國家檔案局對檔案的開放、個人利用等相關內容進行了規定，但未涉及煤礦企業檔案管理具體方面規定。2009年頒布的《企業檔案工作規范》確定了企業檔案的工作原則、制度方法要求。很多企業不能及時了解新的規定，需國家檔案局及各級行政管理部門加強對新規定的宣傳解讀。
　　各級檔案行政管理部門應加強學習，加強對新規定的宣傳工作，盡快對新出臺的規定進行解讀。以便企業能及時了解新政策精神及其在實際工作中的指導意義。加強各級檔案業務指導部門培訓指導，保證新政策的有效落實，將新標準培訓納入檔案年度培訓計劃中。各級行政管理部門應在實踐中不斷完善，檔案行政部應積極參與到企業檔案指導工作中，切實發揮規定的實效，為企業能積極學習新政策奠定基礎。企業只有重視新政策的學習，才能結合自身實際制定合理的制度規范，保證新規定的落實。
　　煤礦企業的根本目的是盈利，要提高企業領導者對檔案工作的重視，檔案行政人員在指導企業開展檔案管理工作中，應結合自身企業的特點，確定開展企業檔案工作的原則。以追求效益為原則，滿足企業基本的開發檔案記錄作用的需求。企業檔案記錄要置于服務生產后，企業開展各項檔案工作以其需求為出發點，確保在最短時間內顯示出檔案工作對企業的重要性。以實際成效引起企業管理者對檔案工作的重視。
　　煤礦企業的規模發展壯大離不開企業檔案的專業化，需要加強檔案管理人員的專業素質培養。企業檔案管理不能僅滿足于一些簡單的工作。企業檔案管理水平的提升受限于欠缺利用開發信息資源的能力，聘任對檔案管理具有實踐經驗的管理人員負責檔案管理工作，有利于建立規范化的管理體系。煤礦企業可從企業目前的員工中著重培養，了解在職員工的情況，可節省重新招聘人員需付出的成本。在企業日常工作中培養出精通檔案業務，具有工作熱情的專業人員，選擇合適的人才組織相關人員參加檔案理論知識學習。提升企業員工的檔案管理能力。